إنشاء الحجوزات من التقويم

إنشاء الحجوزات من التقويم

يُعدّ إنشاء الحجوزات عبر تقويم الإشغال من أكثر الوظائف استخداماً من قبل موظفي مكتب الاستقبال. بفضل البنية البصرية للتقويم، يمكن رؤية الغرف والتواريخ المتاحة فوراً وإتمام عملية الحجز بسرعة. هذه الطريقة أكثر عملية بكثير مقارنة بإنشاء الحجز التقليدي القائم على النماذج.

اختيار التاريخ بالسحب والإفلات

يتم اختيار التاريخ بالسحب والإفلات عن طريق سحب الفأرة من يوم البدء المطلوب إلى يوم الانتهاء على غرفة في التقويم لتحديد تواريخ الإقامة. يضغط الموظف على زر الفأرة في خلية فارغة ويسحب جانبياً، محدداً تاريخ انتهاء الإقامة عند نقطة الإفلات. أثناء هذه العملية يُبرز المنطقة المحددة بلون مختلف لتقديم تغذية راجعة بصرية.

لوحة الحجز السريع

عند اكتمال عملية السحب والإفلات، تُفتح لوحة الحجز السريع تلقائياً. في هذه اللوحة يأتي رقم الغرفة المحدد وتاريخ تسجيل الوصول وتاريخ تسجيل المغادرة مملوءة مسبقاً. يحتاج الموظف فقط إلى إدخال معلومات الضيف. إذا كان هناك سجل ضيف موجود، يمكن ربط ملف الضيف تلقائياً بالبحث بالاسم أو رقم الهاتف. يمكن تسجيل الضيوف الجدد مباشرة من خلال هذه اللوحة.

تشمل الحقول المطلوب تعبئتها في لوحة الحجز السريع: اسم الضيف ولقبه، معلومات الاتصال، عدد البالغين والأطفال، نوع الإقامة والملاحظات الخاصة. تُحسب معلومات السعر تلقائياً بناءً على نوع الغرفة ونطاق التاريخ ولكن يمكن تغييرها يدوياً. إذا كان الحجز من مصدر وكالة أو شركة، يتم أيضاً اختيار المصدر المعني في هذه اللوحة.

الحجز السريع بنقرة واحدة

يمكن أيضاً استخدام خيار الحجز السريع بنقرة واحدة بالنقر مباشرة على خلية بدلاً من السحب والإفلات. في هذه الحالة يُحدّد تاريخ تسجيل الوصول على اليوم المنقور عليه، ويُختار تاريخ تسجيل المغادرة من خلال حقل منفصل. هذه الطريقة أسرع من السحب والإفلات خاصة للإقامات ليلة واحدة.

نظام تحذير التعارض

يتحقق نظام تحذير التعارض مما إذا كانت الغرفة المحددة مشغولة بالفعل لنطاق التاريخ المعني عند إنشاء الحجز. إذا تم اكتشاف تعارض، يعرض النظام رسالة تحذير ويمنع حفظ الحجز. تُعرض في رسالة التحذير تفاصيل الحجز الحالي المتعارض. يمكن للموظف عندئذ اختيار غرفة مختلفة أو تغيير التواريخ.

يكتشف النظام أيضاً التعارضات الوشيكة. على سبيل المثال، إذا تعارض يوم تسجيل المغادرة المحدد مع يوم تسجيل وصول ضيف آخر لنفس الغرفة، يتم التحقق مما إذا كان هناك وقت كافٍ للتنظيف. إذا لم يكن هناك وقت كافٍ بين وقت تسجيل المغادرة ووقت تسجيل الوصول التالي للتنظيف، يُصدر تحذير.

الحجوزات المُنشأة من التقويم لها نفس بنية البيانات كتلك المُنشأة من نموذج الحجز القياسي. بعد الحفظ يمكن إجراء جميع عمليات تفاصيل الحجز بنفس الطريقة. يُعرض الحجز المُنشأ حديثاً فوراً على التقويم ويُميّز كمشغول في الخلايا المعنية.

باختيار عدة غرف شاغرة، يمكن تحديد عدة غرف لنفس نطاق التاريخ لإنشاء حجز سريع مشابه للمجموعة. هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للضيوف الذين يطلبون عدة غرف لنفس الليلة.