تعديل الحجوزات في التقويم

تعديل الحجوزات في التقويم

يُعدّ تعديل الحجوزات الحالية عبر تقويم الإشغال ميزة مهمة تُسرّع عمليات مكتب الاستقبال وتوفر تحكماً بصرياً. يمكن تعديل الحجوزات المعروضة على التقويم مباشرة باستخدام طريقة السحب والإفلات، وينعكس كل تغيير فوراً في النظام.

تمديد الإقامة

يتم تمديد الإقامة بمسك الطرف الأيمن لشريط الحجز وسحبه للأمام. عندما يرغب الضيف في تمديد إقامته، يجد الموظف الحجز المعني في التقويم ويسحب الحافة اليمنى للشريط إلى تاريخ تسجيل المغادرة المطلوب. أثناء السحب يتم التحقق فوراً من توفر الأيام المستهدفة. إذا كانت نفس الغرفة محجوزة من قبل ضيف آخر في التاريخ المراد التمديد إليه، يُنبّه النظام ويُحظر العملية.

تقصير الإقامة

يتم تقصير الإقامة بالمثل عن طريق سحب الطرف الأيمن للشريط إلى اليسار. أثناء عملية التقصير يُحسب تلقائياً الاسترداد أو تعديل السعر لليالي الملغاة. ومع ذلك فإن هذا الحساب يكون بمثابة توصية فقط، والقرار النهائي يُؤكّده الموظف.

نقل الغرفة

يتم نقل الغرفة بسحب شريط الحجز بالكامل إلى صف غرفة مختلف. إذا لم يكن الضيف راضياً عن غرفته الحالية أو كانت هناك حاجة تشغيلية، يسحب الموظف الحجز لأعلى أو لأسفل في التقويم لنقله إلى غرفة أخرى. يجب أن تكون الغرفة المستهدفة شاغرة تماماً لنطاق التاريخ المعني. إذا تغير نوع الغرفة أثناء نقل الغرفة، يُحسب فرق السعر تلقائياً ويُبلّغ الموظف.

تغيير الحالة

تتم تغييرات حالة الحجز من خلال قائمة النقر بالزر الأيمن في التقويم. عند النقر بالزر الأيمن على حجز، تظهر في القائمة الخيارات التالية: عرض التفاصيل، تغيير الحالة، إلغاء، وعرض الفوليو. بخيار تغيير الحالة يمكن نقل الحجز إلى حالات مثل مؤكد أو معلق أو تم تسجيل الوصول أو تم تسجيل المغادرة.

الإلغاء

يبدأ الإلغاء أيضاً من قائمة النقر بالزر الأيمن. عند اختيار الإلغاء، تُفتح نافذة تأكيد ويُطلب سبب الإلغاء. يُحسب تلقائياً ما إذا كان سيتم تطبيق غرامة وفقاً لسياسة الإلغاء. بعد الإلغاء المؤكد تُحدّث الغرفة كشاغرة في التقويم وتعود إلى مجمع المبيعات.

سجلات التغييرات

تُحفظ جميع التغييرات المُجراة عبر التقويم في سجلات المحفوظات. يُحتفظ بسجل مفصّل لأي حجز تم تغييره ومتى ومن قبل من وكيف. تُستخدم هذه السجلات كمراجع في النزاعات المحتملة أو عمليات التدقيق.

إشعارات التغيير

تُرسل إشعارات التغيير تلقائياً إلى الأقسام المعنية. على سبيل المثال، عند إجراء تغيير في الغرفة يُخطر قسم خدمة الغرف. عند تمديد التاريخ يُبلّغ قسم المحاسبة. تعزز آلية الإشعار التلقائي هذه التنسيق بين الأقسام.

بخيار التعديل الجماعي يمكن تحديد عدة حجوزات في نفس الوقت وتطبيق عمليات مشتركة. على سبيل المثال، يمكن تغيير حالة جميع الحجوزات ضمن نفس نطاق التاريخ بشكل جماعي، أو نقل جميع الغرف التابعة لمنظمة معينة إلى طابق مختلف بشكل جماعي.