ملفات الضيوف والسجل التاريخي

إدارة ملفات الضيوف

تُعدّ إدارة ملفات الضيوف في قطاع الفندقة حجر الأساس لتقديم خدمة مُخصّصة. تضمن البطاقة الرقمية المُنشأة لكل ضيف جمع جميع المعلومات المتعلقة بذلك الشخص في نقطة واحدة. وبذلك يحصل موظفو مكتب الاستقبال على ميزة كبيرة في التعرف على الضيف وتلبية توقعاته مسبقاً.

المعلومات الشخصية

عند إنشاء بطاقة الضيف، يتم تسجيل المعلومات الشخصية الأساسية مثل الاسم واللقب وتاريخ الميلاد ورقم الهوية أو جواز السفر ومعلومات الاتصال (الهاتف والبريد الإلكتروني) والعنوان والجنسية. تُستخدم هذه المعلومات لكل من المتطلبات القانونية والأغراض التسويقية. تُستخدم خوارزميات المطابقة التلقائية لمنع إنشاء سجلات مكررة لنفس الضيف. يتم إجراء عمليات التحقق على الحقول الفريدة مثل رقم الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني لمنع تسجيل نفس الشخص ببطاقات مختلفة.

الإقامات السابقة

يُظهر قسم الإقامات السابقة متى أقام الضيف سابقاً في الفندق، ونوع الغرفة المفضل لديه، وعدد الليالي التي أقامها، وإجمالي مبلغ الإنفاق. من خلال هذه البيانات التاريخية يُفهم عمق علاقة الضيف بالفندق. يمكن تطبيق إجراءات استقبال خاصة للضيوف المتكررين، أو اتخاذ احتياطات لتجنب تكرار موقف سابق لم يكن مُرضياً.

إدارة التفضيلات

تُعدّ إدارة التفضيلات أحد أكثر مكونات ملف الضيف قيمة. تشمل تفضيلات الغرفة تفاصيل مثل اختيار الطابق واتجاه المنظر ونوع السرير وغرفة مسموح فيها بالتدخين أو ممنوع فيها التدخين. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أيضاً تسجيل الطلبات الخاصة مثل صلابة الوسادة ومحتوى الميني بار ودرجة حرارة الغرفة. كما تُحفظ في الملف تفضيلات المطعم والحساسيات والمتطلبات الغذائية والمناسبات الخاصة.

حقل الملاحظات

حقل الملاحظات هو القسم الذي يمكن للموظفين فيه إضافة معلومات نصية حرة عن الضيف. على سبيل المثال، تُكتب هنا تفاصيل مثل طلب الضيف نقلاً من المطار أو سفره مع حيوان أليف أو رغبته في الحصول على خدمة من موظف معين. تُدرج الملاحظات بترتيب زمني، ويُسجّل أي موظف أضافها ومتى.

تكامل برنامج الولاء

بفضل تكامل برنامج الولاء، يتم تتبع رصيد نقاط الضيف ومستوى العضوية والمزايا المكتسبة عبر الملف الشخصي. يتم ترقية الضيوف الذين يصلون إلى عدد معين من الإقامات تلقائياً إلى المستوى التالي. يمكن تحويل نقاط الولاء إلى مزايا مثل خصومات أسعار الغرف أو خدمات السبا أو قسائم هدايا المطاعم.

البحث والتصفية

تتيح ميزات البحث والتصفية الوصول السريع إلى الملف المطلوب من بين آلاف سجلات الضيوف. يمكن إجراء البحث في حقول مثل الاسم والهاتف والبريد الإلكتروني ورقم الهوية. تتيح خيارات التصفية المتقدمة إدراج الضيوف الذين أقاموا ضمن نطاق تاريخي معين أو فضّلوا نوع غرفة معيناً أو تجاوزوا مبلغ إنفاق معيناً. تُعدّ ميزة التصفية هذه مفيدة بشكل خاص لتحديد الجمهور المستهدف للحملات التسويقية والعروض الخاصة.

أمن البيانات

تُحمى بيانات ملفات الضيوف بموجب أنظمة حماية البيانات ولا يمكن عرضها إلا من قبل الموظفين المصرح لهم. يمكن معالجة طلبات حذف البيانات وإخفاء الهوية بسهولة من خلال النظام. يتم نسخ بيانات الملفات الشخصية احتياطياً بشكل منتظم وحمايتها من فقدان البيانات.