إدارة الفوليو

إدارة الفوليو

تُشكّل إدارة الفوليو البُعد المالي لعمليات مكتب الاستقبال الفندقي وتضمن التتبع المنظم لجميع المصروفات المتكبدة أثناء إقامة الضيف. يُفتح فوليو تلقائياً لكل ضيف عند تسجيل الوصول، وتتراكم جميع بنود الإيرادات والمصروفات على هذا الفوليو حتى تسجيل المغادرة.

أنواع الفوليو

تُصنّف أنواع الفوليو في ثلاث فئات رئيسية. يُستخدم فوليو الضيف للإقامات الشخصية، وتُفوتر جميع الرسوم مباشرة للضيف. يدخل فوليو الوكالة حيز التنفيذ عند الحجوزات المُجراة عبر وكالات السفر. في هذه الحالة تُحمّل رسوم الإقامة على الوكالة، بينما تنعكس المصروفات الإضافية على الفوليو الشخصي للضيف. يُستخدم فوليو الشركة في إطار الاتفاقيات المؤسسية ويسمح بفوترة بنود مصروفات معينة على الشركة. يمكن أن يكون لدى ضيف واحد أكثر من فوليو مفتوح في نفس الوقت، ويمكن توجيه الرسوم إلى الفوليو المطلوب.

بنود المصروفات

تُصنّف بنود المصروفات حسب الأقسام. رسوم الإقامة هي بند المصروفات الرئيسي ويتم حسابها تلقائياً بناءً على نوع الغرفة ونوع الإقامة ومدة الإقامة. تُنقل مصروفات المطعم إلى الفوليو مع رقم الطاولة وتفاصيل الطلب من مطاعم الفندق. يُضاف استهلاك الميني بار إلى الفوليو بناءً على البيانات التي يُدخلها موظفو خدمة الغرف أثناء التنظيف. كما تُسجّل بنود الإيرادات الأخرى مثل خدمات السبا والعافية واستخدام قاعات الاجتماعات وخدمات الغسيل والمكالمات الهاتفية على الفوليو من قبل الأقسام المعنية.

حساب ضريبة القيمة المضافة

يُحدّد معدل ضريبة القيمة المضافة تلقائياً لكل بند مصروفات. تخضع خدمات الإقامة لضريبة قيمة مضافة بنسبة ثمانية بالمائة، وخدمات الأطعمة والمشروبات لثمانية بالمائة، والخدمات الأخرى لثمانية عشر بالمائة. يقوم النظام تلقائياً بحساب المبالغ شاملة وغير شاملة ضريبة القيمة المضافة على الإجمالي. عند إصدار الفاتورة يُعرض تفصيل ضريبة القيمة المضافة بشكل مفصّل.

عمليات التصحيح

يمكن أيضاً إجراء تصحيحات على الفوليو. يمكن إلغاء بند تم إدخاله بشكل خاطئ أو تغيير مبلغه. يُشترط إدخال توضيح لكل عملية تصحيح، وتُسجّل معلومات الموظف المنفّذ تلقائياً. وهذا يضمن الشفافية في عمليات التدقيق المالي.

سجلات الدفع

تُتبع سجلات الدفع في قسم منفصل من الفوليو. يمكن استخدام طرق دفع مختلفة مثل النقد وبطاقة الائتمان والتحويل المصرفي ودفع الوكالة. تُدعم أيضاً الدفعات الجزئية؛ يمكن للضيف إجراء دفعات مؤقتة قبل تسجيل المغادرة، ويُحصّل الرصيد المتبقي عند تسجيل المغادرة.

إنشاء الفاتورة

يتم إنشاء الفاتورة عند تسجيل المغادرة أو بعده. تتضمن تفاصيل الفاتورة معلومات الضيف أو الشركة وبنود المصروفات وتفصيل ضريبة القيمة المضافة وتفاصيل الدفع. يمكن تنزيل الفاتورة المُنشأة بصيغة PDF أو إرسالها بالبريد الإلكتروني. يُستخدم خيار التصدير بصيغة Excel للتقارير الجماعية والتكامل المحاسبي.

يُحفظ سجل الفوليو مرتبطاً بملف الضيف، وتبقى تفاصيل مصروفات الإقامات السابقة متاحة عند الحاجة.