Cari Hesap Yönetimi

Cari Hesap Yönetimi

Cari hesap yönetimi, otelin iş ortakları ve düzenli misafirleriyle olan mali ilişkilerinin takip edildiği modüldür. Acenta, şirket ve bireysel misafir bazında açılan cari hesaplar sayesinde alacak ve borç hareketleri sistematik olarak izlenir.

Cari Hesap Oluşturma

Cari hesap oluşturma işleminde hesap türü seçilir. Misafir cari hesabı, düzenli gelen ve ödemeyi sonradan yapan konuklar için açılır. Acenta cari hesabı, seyahat acentaları ile yapılan sözleşmelere dayalı olarak kullanılır. Şirket cari hesabı ise kurumsal anlaşma kapsamındaki firmalara ait işlemleri takip eder. Her cari hesap için unvan, vergi bilgileri, iletişim bilgileri, ödeme vade süresi ve kredi limiti tanımları yapılır.

Alacak İşlemleri

Alacak işlemleri, misafirin veya iş ortağının otele olan borçlarını ifade eder. Check-out sırasında ödeme yapılmayan folyo tutarları ilgili cari hesaba alacak olarak kaydedilir. Alacak kaydı oluşturulurken folyo numarası, misafir adı, konaklama tarihleri ve tutar detayı otomatik olarak eklenir. Sistem, her cari hesabın toplam açık alacak tutarını ve vade durumunu sürekli olarak hesaplar.

Borç İşlemleri

Borç işlemleri ise otelin cari hesap sahibine yaptığı ödemeleri veya acenta komisyonlarını kapsar. Acenta cari hesaplarında komisyon tutarları borç olarak kaydedilir. Ödeme yapıldığında ilgili alacak veya borç kalemi kapatılır ve hareket geçmişine işlenir.

Ekstre Oluşturma

Ekstre oluşturma, belirli bir dönem içindeki tüm alacak ve borç hareketlerini gösteren raporun üretilmesidir. Ekstre üzerinde dönem başlangıç bakiyesi, dönem içindeki hareketler ve dönem sonu bakiyesi yer alır. Ekstreler aylık veya istenilen tarih aralığında oluşturulabilir. PDF formatında indirilebildiği gibi e-posta ile cari hesap sahibine doğrudan gönderilebilir.

Vade Takibi

Vade takibi, vadesini aşmış alacakların otomatik olarak raporlanmasını sağlar. Sistem, vade aşım gün sayısına göre alacakları sınıflayarak yönetici ekranına sunar. Belirli vade aşım eşiklerinde otomatik uyarı e-postaları gönderilmesi de ayarlanabilir. Bu özellik özellikle acenta alacaklarının zamanında tahsil edilmesi için kritik öneme sahiptir.

Mutabakat

Mutabakat süreci, cari hesap bakiyelerinin karşılıklı doğrulanmasını içerir. Otelin kayıtları ile iş ortağının kayıtları karşılaştırılır ve varsa farklar belirlenerek düzeltilir. Mutabakat raporu her iki tarafın da onayına sunulur ve onaylanan rapor arşivlenir.