إدارة المستخدمين والأدوار
إضافة/تحرير المستخدمين، 5 أدوار أساسية (مسؤول، موظف استقبال، محاسب، تدبير منزلي، نقطة بيع)، صلاحيات الوحدات وإدارة الجلسات.
إدارة المستخدمين والأدوار
تُعدّ إدارة المستخدمين والأدوار وحدة تكوين تركز على الأمان وتحدد من يمكنه الوصول إلى نظام إدارة الفنادق وما هي العمليات التي يمكن لكل مستخدم تنفيذها. تحظى الأدوار والصلاحيات المُعرَّفة بشكل صحيح بأهمية كبيرة لكل من الكفاءة التشغيلية وأمان البيانات.
إضافة المستخدمين
عند إضافة مستخدم، يتم إدخال الاسم الأول واسم العائلة وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف واسم المستخدم. يتم إنشاء كلمة مرور مؤقتة لتسجيل الدخول الأول، ويُطلب من المستخدم تغيير كلمة مروره عند أول تسجيل دخول. يمكن تعيين دور واحد أو أكثر لكل مستخدم. يتم تعيين حالة المستخدم كنشط أو غير نشط، ويُمنع المستخدمون غير النشطين من تسجيل الدخول إلى النظام. بدلاً من حذف حسابات الموظفين المغادرين، يتم تعيينها كغير نشطة للحفاظ على سجلات المعاملات التاريخية.
الأدوار الأساسية
تم تعريف خمسة أدوار أساسية في النظام:
- دور المسؤول: يمتلك صلاحية وصول غير محدودة لجميع وحدات النظام. يمكنه تنفيذ جميع العمليات بما في ذلك إدارة المستخدمين والإعدادات والتسعير وإعداد التقارير. يُوصى بالحد من عدد المسؤولين لأسباب أمنية.
- دور موظف الاستقبال: يركز على عمليات المكتب الأمامي. يتولى إنشاء الحجوزات وتسجيل الوصول والمغادرة وإدارة الفوليوهات وعمليات ملفات النزلاء. لا يمتلك صلاحية إجراء تغييرات على الأسعار أو الإعدادات.
- دور المحاسب: يوفر الوصول إلى العمليات المالية. تقع تصحيحات الفوليوهات وإصدار الفواتير وتقارير الإيرادات والمصروفات وإدارة الصندوق ضمن صلاحيات هذا الدور. لا يقوم بعمليات إدارة الغرف أو الحجوزات.
- دور التدبير المنزلي: يوفر الوصول إلى تحديثات حالة الغرف وقوائم التنظيف. يمكنه تغيير حالة الغرفة إلى متسخة أو نظيفة أو تم الفحص. يمكنه إنشاء سجلات المفقودات ولكن لا يمكنه الوصول إلى العمليات المالية.
- دور نقطة البيع: يركز على عمليات نقاط البيع. يتولى فتح الفواتير وإضافة العناصر وتحصيل المدفوعات في المطاعم والبارات والمنتجعات الصحية ومراكز الإيرادات الأخرى. يمكنه إجراء تحويلات الفوليو ولكن لديه صلاحية محدودة لتغييرات الأسعار أو الإلغاءات.
صلاحيات الوصول للوحدات
يتم تكوين صلاحيات الوصول للوحدات بشكل منفصل لكل دور. يمكن تمكين أو تعطيل صلاحيات العرض والإضافة والتحرير والحذف بشكل مستقل لكل وحدة. على سبيل المثال، يمكن السماح لموظف الاستقبال بعرض وإضافة الحجوزات ولكن ليس حذفها. في حالات خاصة، يمكن منح صلاحيات إضافية أو تطبيق قيود على مستوى المستخدم الفردي.
إدارة الجلسات
تتيح إدارة الجلسات مراقبة جلسات المستخدمين النشطة. يمكن تحديد عدد الأجهزة التي يمكن تسجيل الدخول منها في وقت واحد. يتم تفعيل الإنهاء التلقائي للجلسة بعد فترة من عدم النشاط. يمكن للمسؤول إنهاء جلسة أي مستخدم عن بُعد في حالة وجود نشاط مشبوه. يتم تسجيل جميع عمليات تسجيل الدخول والخروج مع معلومات التاريخ والوقت وعنوان IP.