الفاتورة الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني

الفاتورة الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني

يتوجب على الفنادق العاملة في تركيا إصدار الفواتير الإلكترونية وفواتير الأرشيف الإلكتروني. يعمل النظام بالتكامل مع إدارة الإيرادات (GIB) لأتمتة عمليات إنشاء الفواتير وإرسالها وتخزينها.

الفاتورة الإلكترونية

تُصدَر الفاتورة الإلكترونية عندما يكون كلا الطرفين مكلفَين مسجلَين للفوترة الإلكترونية. يُنشئ النظام تلقائيًا مسودة فاتورة عند إغلاق الفوليو أو أثناء عملية تسجيل المغادرة. تحتوي المسودة على معلومات المستلم وبنود المصروفات وحسابات ضريبة القيمة المضافة والمبلغ الإجمالي. عندما يراجع الموظف المسودة وينقر على زر الموافقة، تُرسَل الفاتورة إلى نظام GIB. يُعيَّن معرّف UUID فريد للفاتورة المقبولة من GIB ويُحفظ هذا الرقم في النظام.

فاتورة الأرشيف الإلكتروني

تُصدَر فاتورة الأرشيف الإلكتروني عندما لا يكون المستلم مكلفًا مسجلًا للفوترة الإلكترونية. تُصدَر فواتير الأرشيف الإلكتروني عادةً للنزلاء الأفراد. تُبلَّغ فاتورة الأرشيف الإلكتروني أيضًا إلى GIB لكنها لا تُرسَل مباشرة إلى المستلم؛ بل تُسلَّم للنزيل كملف PDF أو نسخة ورقية. يُجري النظام تلقائيًا التقارير الشهرية لـ GIB لفواتير الأرشيف الإلكتروني.

معلومات المستلم

يُعدّ الإدخال الصحيح لمعلومات المستلم أثناء عملية إنشاء الفاتورة أمرًا بالغ الأهمية. بالنسبة للفواتير المؤسسية، يُعدّ مكتب الضرائب والرقم الضريبي واسم الشركة من البيانات الإلزامية. بالنسبة للفواتير الفردية، يكفي رقم الهوية الوطنية والاسم الكامل. يقترح النظام معلومات العملاء المحفوظة مسبقًا بميزة الإكمال التلقائي مما يُقلل وقت إدخال البيانات.

تكامل GIB

أثناء تكامل GIB، تُعرض حالة الاتصال على الشاشة. تُحدَّد الإرسالات الناجحة بالرمز اللوني الأخضر والمعلقة بالأصفر والمرفوضة بالأحمر. بالنسبة للفواتير المرفوضة، يُعرض سبب الرفض ويمكن إجراء تصحيحات لإعادة الإرسال. في حالة انقطاع الاتصال، توضَع الفواتير في قائمة انتظار وتُرسَل تلقائيًا عند استعادة الاتصال.

البحث عن الفواتير

توفر شاشة البحث عن الفواتير وصولًا سريعًا إلى جميع الفواتير المُصدَرة سابقًا. يمكن البحث حسب رقم الفاتورة واسم المستلم ونطاق التاريخ ونطاق المبلغ ونوع الفاتورة. تُدرَج النتائج في جدول ويمكن تنزيل الفاتورة المحددة بصيغة PDF أو إعادة إرسالها عبر البريد الإلكتروني.

تُعرض إحصائيات الفواتير الشهرية والسنوية بشكل بياني على لوحة المعلومات. يتوفر على شاشة المدير العدد الإجمالي للفواتير المُصدَرة وإجمالي الإيرادات وتوزيع ضريبة القيمة المضافة والنسب حسب نوع الفاتورة.