إدارة الحسابات الجارية

إدارة الحسابات الجارية

إدارة الحسابات الجارية هي الوحدة التي تُتابَع فيها العلاقات المالية للفندق مع شركاء الأعمال والنزلاء المنتظمين. تُراقَب حركات المستحقات والمطلوبات بشكل منهجي من خلال الحسابات الجارية المفتوحة على أساس الوكالات والشركات والنزلاء الأفراد.

إنشاء حساب جارٍ

عند إنشاء حساب جارٍ، يُحدَّد نوع الحساب. يُفتح الحساب الجاري للنزيل لصالح الزوار المنتظمين الذين يدفعون لاحقًا. يُستخدم الحساب الجاري للوكالة بناءً على العقود المبرمة مع وكالات السفر. يتتبع الحساب الجاري للشركة المعاملات الخاصة بالشركات ضمن الاتفاقيات المؤسسية. لكل حساب جارٍ، تُحدَّد اسم الشركة ومعلومات الضرائب وبيانات الاتصال ومدة الدفع والحد الائتماني.

معاملات المستحقات

تشير معاملات المستحقات إلى الديون المستحقة على النزيل أو شريك الأعمال للفندق. تُسجَّل مبالغ الفوليو غير المدفوعة عند تسجيل المغادرة كمستحقات في الحساب الجاري المعني. عند إنشاء سجل مستحقات، تُضاف تلقائيًا رقم الفوليو واسم النزيل وتواريخ الإقامة وتفاصيل المبلغ. يحسب النظام باستمرار إجمالي المبلغ المستحق المفتوح وحالة الاستحقاق لكل حساب جارٍ.

معاملات المطلوبات

تشمل معاملات المطلوبات المدفوعات التي يقوم بها الفندق لصاحب الحساب الجاري أو عمولات الوكالات. في الحسابات الجارية للوكالات، تُسجَّل مبالغ العمولات كمطلوبات. عند إجراء الدفع، يُغلق بند المستحقات أو المطلوبات المعني ويُسجَّل في سجل الحركات.

إنشاء كشف الحساب

إنشاء كشف الحساب هو إنتاج تقرير يعرض جميع حركات المستحقات والمطلوبات ضمن فترة محددة. يحتوي كشف الحساب على رصيد بداية الفترة والحركات خلال الفترة ورصيد نهاية الفترة. يمكن إنشاء كشوف الحساب شهريًا أو لأي نطاق تاريخي مطلوب. يمكن تنزيلها بصيغة PDF وإرسالها مباشرة إلى صاحب الحساب الجاري عبر البريد الإلكتروني أيضًا.

تتبع الاستحقاق

يتيح تتبع الاستحقاق الإبلاغ التلقائي عن المستحقات المتأخرة. يصنّف النظام المستحقات حسب عدد أيام التأخر ويعرضها على شاشة المدير. يمكن أيضًا تكوين رسائل تحذير إلكترونية تلقائية لإرسالها عند حدود تأخر معينة. هذه الميزة مهمة بشكل خاص لتحصيل مستحقات الوكالات في الوقت المناسب.

المطابقة

تتضمن عملية المطابقة التحقق المتبادل من أرصدة الحسابات الجارية. تُقارَن سجلات الفندق مع سجلات شريك الأعمال وتُحدَّد أي فروقات وتُصحَّح. يُقدَّم تقرير المطابقة للموافقة من كلا الطرفين ويُؤرشَف التقرير المعتمد.