Folyo Yönetimi

Folyo Yönetimi

Folyo yönetimi, otel ön büro operasyonlarının mali boyutunu oluşturur ve misafirin konaklaması süresince yapılan tüm harcamaların düzenli bir şekilde takip edilmesini sağlar. Her misafir için check-in anında otomatik olarak bir folyo açılır ve check-out anına kadar tüm gelir ve gider kalemleri bu folyo üzerinde birikir.

Folyo Türleri

Folyo türleri üç ana kategoride incelenir. Misafir folyosu, kişisel konaklamalarda kullanılır ve tüm harcamalar doğrudan misafire faturalanır. Acenta folyosu, seyahat acentası aracılığıyla yapılan rezervasyonlarda devreye girer. Bu durumda konaklama bedeli acentaya, ekstra harcamalar ise misafirin kişisel folyosuna yansıtılır. Şirket folyosu ise kurumsal anlaşmalar kapsamında kullanılır ve belirli harcama kalemlerinin şirkete faturalanmasını sağlar. Bir misafir için aynı anda birden fazla folyo açık olabilir ve harcamalar istenilen folyoya yönlendirilebilir.

Harcama Kalemleri

Harcama kalemleri departmanlara göre sınıflandırılır. Konaklama bedeli, ana harcama kalemi olup oda tipi, pansiyon türü ve konaklama süresine göre otomatik hesaplanır. Restoran harcamaları, misafirin otel restoranlarında masa numarası ve sipariş detayı ile folyo üzerine aktarılır. Minibar tüketimleri, kat hizmetleri personelinin oda temizliği sırasında sisteme girdiği veriler doğrultusunda folyo üzerine eklenir. Spa ve wellness hizmetleri, toplantı salonu kullanımları, çamaşırhane hizmetleri ve telefon görüşmeleri gibi diğer gelir kalemleri de ilgili departmanlar tarafından folyo üzerine işlenir.

KDV Hesaplama

Her harcama kalemi için KDV oranı otomatik olarak belirlenir. Konaklama hizmetleri yüzde sekiz, yiyecek-içecek hizmetleri yüzde sekiz, diğer hizmetler yüzde on sekiz oranında KDV'ye tabidir. Sistem, toplam tutar üzerinden KDV dahil ve KDV hariç hesaplamayı otomatik yapar. Fatura kesimi sırasında KDV dökümü ayrıntılı olarak gösterilir.

Düzeltme İşlemleri

Folyo üzerinde düzeltme işlemleri de yapılabilir. Hatalı girilen bir kalem iptal edilebilir veya tutarı değiştirilebilir. Her düzeltme işlemi için açıklama girilmesi zorunludur ve işlemi yapan personelin bilgisi otomatik kaydedilir. Bu sayede mali denetim süreçlerinde şeffaflık sağlanır.

Ödeme Kayıtları

Ödeme kayıtları folyo üzerinde ayrı bir bölümde takip edilir. Nakit, kredi kartı, havale, acenta ödemesi gibi farklı ödeme yöntemleri kullanılabilir. Kısmi ödemeler de desteklenir; misafir check-out öncesinde ara ödeme yapabilir ve kalan bakiye check-out sırasında tahsil edilir.

Fatura Oluşturma

Fatura oluşturma işlemi check-out anında veya sonrasında gerçekleştirilir. Fatura bilgileri arasında misafir veya firma bilgileri, harcama kalemleri, KDV dökümü ve ödeme detayları yer alır. Oluşturulan fatura PDF formatında indirilebilir veya e-posta ile gönderilebilir. Excel formatında dışa aktarım seçeneği ise toplu raporlama ve muhasebe entegrasyonu için kullanılır.

Folyo geçmişi, misafirin profiline bağlı olarak saklanır ve geçmiş konaklamalara ait harcama detayları istenildiğinde erişilebilir durumda kalır.