الحجوزات الدورية والجماعية

الحجوزات الدورية والجماعية

الحجوزات الدورية والجماعية هي أنواع إقامة تخضع لعمليات خاصة في إدارة الفنادق وتُدار بشكل مختلف عن الحجوزات الفردية القياسية. عندما يُدار هذان النوعان من الحجوزات بشكل صحيح، يساهمان بشكل كبير في تخطيط إشغال الفندق ويدعمان تحسين الإيرادات.

الحجوزات الدورية

تُستخدم الحجوزات الدورية للإقامات التي تتكرر على فترات محددة. على سبيل المثال، تُنشأ حجوزات دورية لرجال الأعمال الذين يقيمون في أيام معينة كل شهر، أو الفرق المؤسسية التي تأتي لاجتماعات أسبوعية، أو المشاركين في فعاليات ذات انتظام موسمي. يُحدّد تكرار التكرار في النظام كيومي أو أسبوعي أو نصف شهري أو شهري. يُحدّد تاريخ البدء والانتهاء، ويُنشئ النظام تلقائياً الحجوزات في التواريخ المعنية.

في الحجوزات الدورية، تبقى جميع التكرارات مرتبطة بالحجز الرئيسي. وهذا يسمح بتطبيق تغييرات الأسعار وتغييرات نوع الغرفة أو الإلغاءات بشكل جماعي. ومع ذلك، يمكن عند الرغبة فصل تكرار فردي وجعله مستقلاً. على سبيل المثال، يمكن تغيير حجز أسبوع معين لضيف يقيم كل يوم جمعة إلى نوع غرفة مختلف.

الحجوزات الجماعية

الحجوزات الجماعية هي حجز عدة غرف في وقت واحد تحت نفس التنظيم. يمكن إنشاء حجوزات جماعية لأغراض مختلفة مثل حفلات الزفاف والمشاركين في المؤتمرات ومجموعات الجولات السياحية أو الفرق الرياضية. عند إنشاء مجموعة، يُدخل اسم المجموعة ومعلومات المنظم وتواريخ الإقامة والعدد التقديري للأشخاص.

حجز الغرف

حجز الغرف هو عملية تخصيص عدد معين من الغرف للمجموعة مسبقاً. عند إجراء الحجز، تُزال الغرف المعنية من مجمع المبيعات العام وتُخصّص حصرياً للمجموعة. تُحدّد فترة الحجز، ويمكن إطلاق الغرف غير المؤكدة تلقائياً خلال هذه الفترة. يمنع هذا الآلية الفندق من خسارة الغرف دون داع.

تسعير المجموعات

يسمح تسعير المجموعات بتطبيق خصومات الإقامة الجماعية بشكل مختلف عن الأسعار الفردية. يُحدّد سعر المجموعة كمبلغ لكل غرفة في الليلة أو يُحسب على أساس سعر إجمالي. يمكن تحديد نوع الإقامة بشكل موحد للمجموعة بأكملها أو قد يختلف حسب الغرفة. تُحدّد أيضاً قواعد التسعير الإضافية مثل خصومات الأطفال وحصص الإقامة المجانية على مستوى المجموعة.

إدارة المجموعة

على شاشة إدارة المجموعة، تُراقب قائمة الحجوزات وحالات التأكيد وتخصيصات الغرف وحالة الدفع في عرض واحد. يمكن إضافة غرف جديدة للمجموعة أو إزالة غرف موجودة أو تغيير التواريخ. تُنظّم أسماء الضيوف وتوزيعات الغرف داخل المجموعة كقائمة توزيع الغرف. تُقدّم قائمة توزيع الغرف من قبل المنظم ويمكن تحميلها إلى النظام بشكل جماعي.

إدارة فوليو المجموعة

في إدارة فوليو المجموعة، يمكن تطبيق نموذجين مختلفين. في النموذج الأول، تُجمع جميع الرسوم في فوليو مجموعة واحد وتُفوتر للمنظم. في النموذج الثاني، تنعكس تكاليف الإقامة على فوليو المجموعة، بينما تنعكس الرسوم الإضافية على الفوليو الشخصي للضيف. يُحدّد هذا الاختيار بموجب الشروط التعاقدية للمجموعة.

تسجيل وصول ومغادرة المجموعة

يمكن إجراء تسجيل وصول المجموعة بشكل جماعي. إذا تم إجراء تخصيصات الغرف مسبقاً، يمكن تسجيل وصول الضيوف فردياً أو جماعياً. يدعم تسجيل مغادرة المجموعة أيضاً المعالجة الجماعية، وتُنشأ فاتورة المجموعة دفعة واحدة.