Neue Reservierung erstellen

Das Erstellen einer neuen Reservierung in Chexta erfolgt schnell und fehlerfrei über ein strukturiertes Formular. Wenn Sie im Rezeptionsmodul auf die Schaltfläche Neue Reservierung klicken, führt Sie das sich öffnende Formular Schritt für Schritt.

1. Gastinformationen

Im ersten Schritt geben Sie die Gastinformationen ein. Vorname, Nachname und Kontaktdaten sind Pflichtfelder. Wenn der Gast bereits in Ihrem Haus übernachtet hat, bietet das System Autovervollständigungsvorschläge, sobald Sie den Namen oder Nachnamen eingeben. Wenn Sie einen vorhandenen Gästedatensatz auswählen, werden alle Informationen automatisch ausgefüllt. Für einen neuen Gast wählen Sie den Ausweistyp (Personalausweis, Reisepass oder Führerschein), geben die Ausweisnummer ein. Fügen Sie auch Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum und Adressinformationen hinzu. Bei mehreren übernachtenden Gästen können Sie zusätzliche Gastinformationen im Unterbereich eingeben.

2. Aufenthaltsdetails

Im zweiten Schritt legen Sie die Aufenthaltsdetails fest. Markieren Sie An- und Abreisedatum im Kalender-Picker. Die Nächteanzahl wird automatisch berechnet. Geben Sie die Anzahl der Erwachsenen und Kinder ein. Bei Kindern geben Sie das Alter an; diese Information wird für die Preisberechnung verwendet.

3. Zimmerauswahl

Im dritten Schritt treffen Sie die Zimmerauswahl. Das System listet verfügbare Zimmer basierend auf den eingegebenen Daten und der Personenanzahl auf. Sie können nach Zimmertyp und Zimmernummer auswählen. Neben jeder Zimmeroption werden der Übernachtungspreis, der Gesamtbetrag und die Zimmerausstattung angezeigt. Sie können den Zimmertyp wählen und die konkrete Zimmernummernzuweisung zum Check-in-Zeitpunkt belassen oder jetzt eine bestimmte Zimmernummer zuweisen.

4. Preisberechnung

Im vierten Schritt wird die Preisberechnung überprüft. Die Übernachtungs- und Gesamtbeträge werden automatisch basierend auf dem ausgewählten Preisplan berechnet. Bei Bedarf können Sie manuelle Preisanpassungen vornehmen; in diesem Fall werden Sie aufgefordert, im Feld Anpassungsgrund eine Erklärung einzugeben. Zusatzleistungen (Frühstück, Transfer, Spa-Paket usw.) können in dieser Phase zur Reservierung hinzugefügt werden.

Reservierungstyp

Legen Sie den Reservierungstyp fest. Walk-in wird für direkt anreisende Gäste verwendet, Telefon für telefonisch reservierende Gäste, Agentur für Gäste über ein Reisebüro und Firma für Gäste im Rahmen von Firmenvereinbarungen. Bei Auswahl einer Agentur oder Firma werden die entsprechenden Sonderpreise und Provisionssätze automatisch angewandt.

Gruppenreservierung

Um eine Gruppenreservierung zu erstellen, aktivieren Sie die Option Gruppenreservierung. Geben Sie den Gruppennamen ein und wählen Sie mehrere Zimmer aus. Bei Gruppenreservierungen werden alle Zimmer unter demselben Gruppencode verknüpft, was Sammel-Check-in, konsolidierte Abrechnung und gruppenbezogene Auswertungen ermöglicht. Bestimmen Sie einen Hauptgast als Gruppenleiter; Kommunikation und Abrechnung erfolgen über diese Person.

Geben Sie abschließend die Zahlungs- und Garantieinformationen ein. Wenn eine Anzahlung geleistet wurde, erfassen Sie den Betrag und die Zahlungsmethode. Bei Kreditkartengarantie speichern Sie die Kartendaten sicher. Klicken Sie auf Reservierung speichern, um den Vorgang abzuschließen. Das System weist automatisch eine Reservierungsnummer zu und sendet eine Bestätigungsnachricht an die E-Mail-Adresse des Gastes.