Reservierung bearbeiten und stornieren

Situationen, in denen Änderungen oder Stornierungen an einer bestehenden Reservierung vorgenommen werden müssen, sind ein natürlicher Bestandteil des Hotelbetriebs. Chexta ermöglicht es Ihnen, diese Prozesse kontrolliert und nachvollziehbar zu verwalten.

Reservierung bearbeiten

Um eine Reservierung zu bearbeiten, suchen Sie den entsprechenden Datensatz im Reservierungslisten-Bildschirm und doppelklicken Sie darauf oder rechtsklicken und wählen Bearbeiten. Der Reservierungsdetail-Bildschirm öffnet sich und alle Felder werden bearbeitbar.

Datumsänderung

Um Daten zu ändern, aktualisieren Sie das An- oder Abreisedatum. Das System überprüft automatisch die Zimmerverfügbarkeit für die neuen Daten. Wenn das aktuelle Zimmer an den neuen Daten nicht verfügbar ist, warnt Sie das System und schlägt Alternativzimmer vor. Datumsänderungen berechnen den Preis automatisch neu; bei saisonalen Preisunterschieden wird der neue Betrag entsprechend aktualisiert.

Zimmeränderung

Um das Zimmer zu ändern, entfernen Sie das aktuelle Zimmer und treffen eine neue Zimmerauswahl. Auch Zimmertypänderungen sind möglich; in diesem Fall wird die Preisdifferenz berechnet und der Gast informiert. Bei Upgrade- oder Downgrade-Vorgängen wird der Differenzbetrag automatisch auf dem Folio vermerkt.

Sie können auch andere Felder wie Gastinformationen, Personenanzahl, Zusatzleistungen und Notizen bearbeiten. Bei jeder gespeicherten Änderung erstellt das System ein Änderungsprotokoll mit Benutzer, Datum und Uhrzeit, geändertem Feld, altem und neuem Wert.

Reservierung stornieren

Um eine Reservierung zu stornieren, öffnen Sie den entsprechenden Datensatz und klicken auf Stornieren. Das System zeigt ein Dialogfenster, das nach dem Stornierungsgrund fragt. Wählen Sie den Grund aus oder geben Sie ihn als Freitext ein. Häufige Stornierungsgründe sind Gastwunsch, Reiseplanänderung, Krankheit, Naturkatastrophe und Preisunstimmigkeit.

Die Stornierungsrichtlinie wird automatisch angewandt. Innerhalb der kostenlosen Stornierungsfrist wird keine Gebühr erhoben. Bei Stornierungsgebühren wird der zu berechnende Betrag am Bildschirm angezeigt und Ihre Bestätigung wird eingeholt. Bei nicht erstattbaren Reservierungen wird die volle Gebühr erhoben.

Erstattungsvorgang

Je nach Zahlungsmethode gelten unterschiedliche Erstattungsprozesse. Bei Kreditkartenzahlung erfolgt die Erstattung auf dieselbe Karte. Bei Barzahlung wird eine Erstattungsbuchung an der Kasse erstellt. Bei Überweisungen werden Bankdaten eingeholt und die Erstattung veranlasst. Erstattungsbetrag und -methode erscheinen als separater Posten auf dem Folio.

Stornierte Reservierungen werden nicht aus der Liste gelöscht, sondern mit dem Status Storniert aufbewahrt. Sie können stornierte Reservierungen über Berichte analysieren und Ihre Stornierungsraten und -gründe verfolgen.