Reservierungserstellung über den Kalender

Die Erstellung von Reservierungen über den Belegungskalender ist eine der am häufigsten genutzten Funktionen des Rezeptionspersonals. Dank der visuellen Struktur des Kalenders sind verfügbare Zimmer und Termine sofort erkennbar, und der Reservierungsvorgang wird schnell abgeschlossen. Diese Methode ist deutlich praktischer als die traditionelle formularbasierte Reservierungserstellung.

Drag-and-Drop-Datumsauswahl

Die Drag-and-Drop-Datumsauswahl erfolgt durch Ziehen der Maus vom gewünschten Starttag zum Endtag auf einem Zimmer im Kalender, um die Aufenthaltsdaten festzulegen. Das Personal hält die Maustaste auf einer leeren Zelle gedrückt und zieht seitwärts, wobei der Endpunkt des Aufenthalts am Loslassungspunkt bestimmt wird. Während dieses Vorgangs wird der ausgewählte Bereich mit einer anderen Farbe hervorgehoben, um visuelles Feedback zu geben.

Schnellreservierungspanel

Nach Abschluss des Drag-and-Drop-Vorgangs öffnet sich automatisch das Schnellreservierungspanel. In diesem Panel sind die ausgewählte Zimmernummer, das Check-in-Datum und das Check-out-Datum bereits vorausgefüllt. Das Personal muss lediglich die Gästeinformationen eingeben. Wenn ein bestehender Gästedatensatz vorhanden ist, kann das Gästeprofil automatisch verknüpft werden, indem nach Name oder Telefonnummer gesucht wird. Neue Gäste können direkt über dieses Panel registriert werden.

Die im Schnellreservierungspanel auszufüllenden Felder umfassen: Vor- und Nachname des Gastes, Kontaktdaten, Anzahl der Erwachsenen und Kinder, Verpflegungsart und besondere Hinweise. Die Preisinformation wird automatisch auf Basis von Zimmertyp und Zeitraum berechnet, kann aber manuell geändert werden. Wenn die Reservierung über eine Agentur oder ein Unternehmen erfolgt, wird die entsprechende Quellenauswahl ebenfalls in diesem Panel vorgenommen.

Ein-Klick-Schnellreservierung

Die Ein-Klick-Schnellreservierungsoption kann auch durch direktes Klicken auf eine Zelle anstelle von Drag-and-Drop verwendet werden. In diesem Fall wird das Check-in-Datum auf den angeklickten Tag festgelegt, und das Check-out-Datum wird über ein separates Feld ausgewählt. Diese Methode ist besonders bei Einzelnachtaufenthalten schneller als Drag-and-Drop.

Konfliktwarnsystem

Das Konfliktwarnsystem prüft bei der Reservierungserstellung, ob das ausgewählte Zimmer im betreffenden Zeitraum bereits belegt ist. Wird ein Konflikt erkannt, zeigt das System eine Warnmeldung an und verhindert die Speicherung der Reservierung. In der Warnmeldung werden die Details der bestehenden kollidierenden Reservierung angezeigt. Das Personal kann dann ein anderes Zimmer wählen oder die Daten ändern.

Das System erkennt auch bevorstehende Konflikte. Wenn beispielsweise der gewählte Check-out-Tag mit dem Check-in-Tag eines anderen Gastes für dasselbe Zimmer kollidiert, wird geprüft, ob ausreichend Zeit für die Reinigung vorhanden ist. Wenn zwischen der Check-out-Zeit und der nächsten Check-in-Zeit nicht genügend Zeit für die Reinigung bleibt, wird eine Warnung ausgegeben.

Über den Kalender erstellte Reservierungen haben dieselbe Datenstruktur wie die über das Standard-Reservierungsformular erstellten. Nach dem Speichern können alle Reservierungsdetailvorgänge auf die gleiche Weise durchgeführt werden. Die neu erstellte Reservierung wird sofort im Kalender angezeigt und in den entsprechenden Zellen als belegt markiert.

Mit der Mehrfachauswahl freier Zimmer können mehrere Zimmer für denselben Zeitraum ausgewählt werden, um eine gruppenähnliche Schnellreservierung zu erstellen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Gäste, die mehrere Zimmer für dieselbe Nacht benötigen.