Reservierungsbearbeitung im Kalender

Reservierungsbearbeitung im Kalender

Die Bearbeitung bestehender Reservierungen über den Belegungskalender ist eine wichtige Funktion, die die Rezeptionsvorgänge beschleunigt und visuelle Kontrolle bietet. Im Kalender angezeigte Reservierungen können direkt per Drag-and-Drop geändert werden, und jede Änderung wird sofort im System wirksam.

Verlängerung des Aufenthalts

Die Verlängerung des Aufenthalts erfolgt durch Greifen des rechten Endes des Reservierungsbalkens und Ziehen nach rechts. Wenn ein Gast seinen Aufenthalt verlängern möchte, findet das Personal die entsprechende Reservierung im Kalender und zieht den rechten Rand des Balkens bis zum gewünschten Check-out-Datum. Während des Ziehens wird die Verfügbarkeit der Zieltage sofort überprüft. Wenn das Zimmer am zu verlängernden Datum bereits von einem anderen Gast reserviert ist, warnt das System und der Vorgang wird blockiert.

Verkürzung des Aufenthalts

Die Verkürzung des Aufenthalts erfolgt auf ähnliche Weise durch Ziehen des rechten Endes des Balkens nach links. Beim Verkürzungsvorgang wird die Rückerstattung oder Preisanpassung für die stornierten Nächte automatisch berechnet. Diese Berechnung hat jedoch nur empfehlenden Charakter, und die endgültige Entscheidung wird vom Personal bestätigt.

Zimmertransfer

Ein Zimmertransfer erfolgt durch Ziehen des gesamten Reservierungsbalkens in eine andere Zimmerzeile. Wenn der Gast mit seinem aktuellen Zimmer nicht zufrieden ist oder eine betriebliche Notwendigkeit besteht, zieht das Personal die Reservierung im Kalender nach oben oder unten in ein anderes Zimmer. Das Zielzimmer muss für den betreffenden Zeitraum vollständig frei sein. Wenn sich beim Zimmertransfer der Zimmertyp ändert, wird die Preisdifferenz automatisch berechnet und das Personal informiert.

Statusänderung

Reservierungsstatusänderungen werden über das Rechtsklick-Kontextmenü im Kalender vorgenommen. Beim Rechtsklick auf eine Reservierung erscheinen im Menü folgende Optionen: Details anzeigen, Status ändern, Stornieren und Folio anzeigen. Mit der Option Status ändern kann die Reservierung in Status wie Bestätigt, Ausstehend, Eingecheckt oder Ausgecheckt versetzt werden.

Stornierung

Die Stornierung wird ebenfalls über das Rechtsklick-Menü eingeleitet. Wenn Stornieren gewählt wird, öffnet sich ein Bestätigungsfenster und ein Stornierungsgrund wird abgefragt. Ob gemäß den Stornierungsbedingungen eine Gebühr erhoben wird, wird automatisch berechnet. Nach der bestätigten Stornierung wird das Zimmer im Kalender als frei aktualisiert und kehrt in den Verkaufspool zurück.

Änderungsprotokolle

Alle über den Kalender vorgenommenen Änderungen werden in Verlaufsprotokollen gespeichert. Ein detailliertes Protokoll wird geführt, welche Reservierung wann, von wem und wie geändert wurde. Diese Aufzeichnungen dienen bei möglichen Streitigkeiten oder Prüfungsprozessen als Referenz.

Änderungsbenachrichtigungen

Änderungsbenachrichtigungen werden automatisch an die betreffenden Abteilungen gesendet. Beispielsweise wird bei einer Zimmeränderung das Housekeeping benachrichtigt. Bei einer Datumsverlängerung wird die Buchhaltungsabteilung informiert. Dieser automatische Benachrichtigungsmechanismus stärkt die abteilungsübergreifende Koordination.

Mit der Sammelbearbeitungsoption können mehrere Reservierungen gleichzeitig ausgewählt und gemeinsame Vorgänge angewendet werden. Beispielsweise kann der Status aller Reservierungen innerhalb desselben Zeitraums gesammelt geändert werden, oder alle Zimmer einer bestimmten Organisation können gesammelt auf eine andere Etage verlegt werden.