Gästeprofile und Aufenthaltshistorie

Gästeprofil-Verwaltung

Im Hotelmanagement ist die Gästeprofilverwaltung der Grundstein für eine personalisierte Servicebereitstellung. Die für jeden Gast erstellte digitale Karte stellt sicher, dass alle Informationen über diese Person an einem einzigen Ort gesammelt werden. Dadurch erhalten die Mitarbeiter an der Rezeption einen erheblichen Vorteil, um Gäste wiederzuerkennen und deren Erwartungen im Voraus zu erfüllen.

Persönliche Daten

Bei der Erstellung einer Gästekarte werden grundlegende persönliche Daten wie Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Personalausweis- oder Reisepassnummer, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Adresse und Staatsangehörigkeit erfasst. Diese Informationen werden sowohl für gesetzliche Anforderungen als auch für Marketingzwecke verwendet. Automatische Abgleichalgorithmen werden eingesetzt, um zu verhindern, dass derselbe Gast doppelte Einträge erstellt. Überprüfungen werden anhand eindeutiger Felder wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse durchgeführt, um zu verhindern, dass dieselbe Person unter verschiedenen Karten registriert wird.

Vergangene Aufenthalte

Der Bereich der vergangenen Aufenthalte zeigt an, wann der Gast zuvor im Hotel übernachtet hat, welchen Zimmertyp er bevorzugt hat, wie viele Nächte er geblieben ist und welchen Gesamtbetrag er ausgegeben hat. Durch diese historischen Daten wird die Tiefe der Beziehung des Gastes zum Hotel verstanden. Für Stammgäste können spezielle Begrüßungsprozeduren angewandt werden, oder es können Vorkehrungen getroffen werden, um die Wiederholung einer zuvor unbefriedigenden Situation zu vermeiden.

Präferenzverwaltung

Die Präferenzverwaltung ist eine der wertvollsten Komponenten eines Gästeprofils. Zu den Zimmerpräferenzen gehören Details wie Etagenwahl, Aussichtsrichtung, Bettentyp sowie Raucher- oder Nichtraucherzimmer. Darüber hinaus können auch Sonderwünsche wie Kissenhärte, Minibar-Inhalt und Zimmertemperatur erfasst werden. Restaurantpräferenzen, Allergien, Ernährungsanforderungen und besondere Anlässe werden ebenfalls im Profil gespeichert.

Notizbereich

Der Notizbereich ist der Bereich, in dem Mitarbeiter Freitextinformationen über den Gast hinzufügen können. Hier werden beispielsweise Details wie der Wunsch des Gastes nach einem Flughafentransfer, das Reisen mit einem Haustier oder der Wunsch nach Bedienung durch einen bestimmten Mitarbeiter eingetragen. Notizen werden chronologisch aufgelistet, und es wird festgehalten, welcher Mitarbeiter sie wann hinzugefügt hat.

Integration des Treueprogramms

Durch die Integration des Treueprogramms werden der Punktestand des Gastes, die Mitgliedschaftsstufe und die erworbenen Vorteile über das Profil verfolgt. Gäste, die eine bestimmte Anzahl von Aufenthalten erreichen, werden automatisch auf die nächste Stufe befördert. Treuepunkte können in Vorteile wie Zimmerpreisrabatte, Spa-Leistungen oder Restaurant-Geschenkgutscheine umgewandelt werden.

Suche und Filterung

Such- und Filterfunktionen ermöglichen den schnellen Zugriff auf das gewünschte Profil unter Tausenden von Gästedatensätzen. Suchen können in Feldern wie Name, Telefon, E-Mail und Ausweisnummer durchgeführt werden. Erweiterte Filteroptionen ermöglichen die Auflistung von Gästen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums übernachtet haben, einen bestimmten Zimmertyp bevorzugt haben oder einen bestimmten Ausgabenbetrag überschritten haben. Diese Filterfunktion ist besonders nützlich für die Bestimmung von Zielgruppen für Marketingkampagnen und Sonderangebote.

Datensicherheit

Gästeprofilsdaten werden gemäß den Datenschutzbestimmungen geschützt und können nur von autorisiertem Personal eingesehen werden. Anfragen zur Datenlöschung und Anonymisierung können problemlos über das System bearbeitet werden. Profildaten werden regelmäßig gesichert und vor Datenverlust geschützt.