Check-out-Vorgang

Der Check-out-Vorgang umfasst den finanziellen Abschluss und die Zimmerübergabe während der Abreise des Gastes. Chexta steuert diesen Prozess mit strukturierten Schritten und eliminiert das Risiko fehlender Zahlungen oder fehlerhafter Rechnungsstellung.

Check-out starten

Um den Check-out zu starten, suchen Sie die entsprechende Reservierung im Rezeptionsmodul und klicken Sie im Rechtsklick-Menü auf Check-out. Alternativ können Sie über die Karte „Erwartete Abreisen" auf dem Dashboard auf die heutige Check-out-Liste zugreifen.

1. Folio-Kontrolle

Der erste Schritt ist die Folio-Kontrolle. Das System zeigt automatisch die Folio-Details des Gastes auf dem Bildschirm an. Auf dem Folio werden der Übernachtungsbetrag, Zusatzleistungen (Minibar, Restaurant, Spa usw.), Steuern und gegebenenfalls geleistete Vorauszahlungen aufgelistet. Überprüfen Sie jeden Posten sorgfältig. Wenn Einträge fehlen oder fehlerhaft sind, können Sie Korrekturen vornehmen. Ergänzungen in letzter Minute wie Minibar-Verbrauch können in dieser Phase dem Folio hinzugefügt werden.

2. Saldoprüfung

Der zweite Schritt ist die Saldoprüfung. Das System zeigt klar die Gesamtschuld, geleistete Zahlungen und den Restsaldo. Wenn der Saldo null ist, kann der Gast ohne Zahlung auschecken. Wenn ein Saldo besteht, muss die Zahlung eingezogen werden. Wenn der Saldo negativ ist, wurde zu viel bezahlt und ein Erstattungsprozess sollte eingeleitet werden.

3. Zahlungseinzug

Der dritte Schritt ist der Zahlungseinzug. Chexta unterstützt Bargeld, Kreditkarte, Debitkarte, Überweisung und mehrere Zahlungsmethoden. Bei Barzahlung wird der Betrag eingegeben und das Wechselgeld automatisch berechnet. Bei Kreditkartenzahlung wird bei vorhandener POS-Integration der Betrag automatisch an das Gerät gesendet. Für geteilte Zahlung verwenden Sie die Option Geteilte Zahlung; beispielsweise kann ein Teil bar und ein Teil per Kreditkarte bezahlt werden. Jeder Zahlungsposten wird separat erfasst.

4. Rechnungsstellung

Der vierte Schritt ist die Rechnungsstellung. Nach Abschluss der Zahlung wird die Rechnung erstellt. Für Privatgäste wird eine Standardrechnung, für Firmengäste eine Firmenrechnung ausgestellt. Als Rechnungstyp kann e-Rechnung oder e-Archiv-Rechnung gewählt werden. Nach Überprüfung der Rechnungsdaten klicken Sie auf Rechnung erstellen. Die Rechnung wird automatisch nummeriert und kann gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

Früher und später Check-out

Bei frühem Check-out, wenn der Gast vor dem geplanten Abreisedatum abreisen möchte, berechnet das System automatisch die verbleibenden Nächte. Ob für die verbleibenden Nächte Gebühren erhoben werden, wird gemäß der Stornierungsrichtlinie bestimmt. Bei spätem Check-out wird für Aufenthalte, die die Check-out-Zeit überschreiten, automatisch ein halber oder ganzer Tagespreis dem Folio hinzugefügt. Die Preisgestaltung für späten Check-out kann im Einstellungsbereich konfiguriert werden.

Wenn der Check-out abgeschlossen ist, wird der Zimmerstatus automatisch auf Schmutzig aktualisiert und eine Reinigungsbenachrichtigung wird an das Housekeeping-Team gesendet. Alle relevanten Karten und Indikatoren auf dem Dashboard werden sofort aktualisiert. Der Aufenthaltsverlauf wird zur Profilkarte des Gastes hinzugefügt und diese Informationen können beim nächsten Besuch als Referenz verwendet werden.