Folio-Verwaltung

Folio-Verwaltung

Die Folio-Verwaltung bildet die finanzielle Dimension des Hotelrezeptionsbetriebs und gewährleistet die ordnungsgemäße Nachverfolgung aller während des Aufenthalts eines Gastes anfallenden Ausgaben. Für jeden Gast wird beim Check-in automatisch ein Folio eröffnet, und alle Einnahmen- und Ausgabenposten werden bis zum Check-out auf diesem Folio gesammelt.

Folio-Typen

Folio-Typen werden in drei Hauptkategorien unterteilt. Das Gästefolio wird für persönliche Aufenthalte verwendet, und alle Gebühren werden direkt dem Gast in Rechnung gestellt. Das Agenturfolio kommt bei Buchungen über Reisebüros zum Einsatz. In diesem Fall wird die Übernachtungsgebühr der Agentur berechnet, während zusätzliche Ausgaben auf das persönliche Folio des Gastes gebucht werden. Das Firmenfolio wird im Rahmen von Firmenvereinbarungen genutzt und ermöglicht die Abrechnung bestimmter Ausgabenposten an das Unternehmen. Für einen Gast können gleichzeitig mehrere Folios geöffnet sein, und Gebühren können dem gewünschten Folio zugeordnet werden.

Ausgabenposten

Ausgabenposten werden nach Abteilungen klassifiziert. Die Übernachtungsgebühr ist der Hauptausgabenposten und wird automatisch auf Basis von Zimmertyp, Verpflegungsart und Aufenthaltsdauer berechnet. Restaurantgebühren werden mit Tischnummer und Bestelldetails des Gastes aus den Hotelrestaurants auf das Folio übertragen. Minibar-Verbrauch wird basierend auf Daten, die das Housekeeping-Personal bei der Zimmerreinigung eingibt, dem Folio hinzugefügt. Weitere Einnahmenposten wie Spa- und Wellnessleistungen, Tagungsraumnutzung, Wäscheservice und Telefongebühren werden ebenfalls von den jeweiligen Abteilungen auf das Folio gebucht.

MwSt.-Berechnung

Der Mehrwertsteuersatz wird für jeden Ausgabenposten automatisch bestimmt. Beherbergungsleistungen unterliegen acht Prozent MwSt., Speisen- und Getränkeleistungen acht Prozent und sonstige Leistungen achtzehn Prozent. Das System berechnet automatisch Beträge inklusive und exklusive MwSt. auf den Gesamtbetrag. Bei der Rechnungsstellung wird die MwSt.-Aufschlüsselung detailliert dargestellt.

Korrekturbuchungen

Korrekturen können ebenfalls am Folio vorgenommen werden. Ein fehlerhaft eingegebener Posten kann storniert oder sein Betrag geändert werden. Für jede Korrektur ist eine Erklärung erforderlich, und die Daten des ausführenden Mitarbeiters werden automatisch erfasst. Dies gewährleistet Transparenz bei Finanzprüfungen.

Zahlungseinträge

Zahlungseinträge werden in einem separaten Bereich des Folios verfolgt. Verschiedene Zahlungsmethoden wie Bargeld, Kreditkarte, Überweisung und Agenturzahlung können verwendet werden. Teilzahlungen werden ebenfalls unterstützt; der Gast kann vor dem Check-out Zwischenzahlungen leisten, und der Restbetrag wird beim Check-out eingezogen.

Rechnungserstellung

Die Rechnungserstellung erfolgt beim oder nach dem Check-out. Die Rechnungsdetails umfassen Gast- oder Firmeninformationen, Ausgabenposten, MwSt.-Aufschlüsselung und Zahlungsdetails. Die erstellte Rechnung kann im PDF-Format heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden. Die Excel-Exportoption wird für Sammelberichte und Buchhaltungsintegration verwendet.

Die Folio-Historie wird mit dem Profil des Gastes verknüpft gespeichert, und Ausgabendetails vergangener Aufenthalte bleiben bei Bedarf zugänglich.