E-Rechnung und E-Archiv

E-Rechnung und E-Archiv

Hotels, die in der Türkei tätig sind, unterliegen der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen und E-Archiv-Rechnungen. Das System arbeitet in Integration mit der Finanzverwaltung (GIB) und automatisiert die Prozesse der Rechnungserstellung, des Versands und der Aufbewahrung.

E-Rechnung

Eine E-Rechnung wird ausgestellt, wenn beide Parteien registrierte E-Rechnungs-Steuerpflichtige sind. Das System erstellt automatisch einen Rechnungsentwurf, wenn ein Folio geschlossen oder beim Check-out-Vorgang wird. Der Entwurf enthält Empfängerinformationen, Ausgabenposten, Mehrwertsteuerberechnungen und den Gesamtbetrag. Wenn der Mitarbeiter den Entwurf überprüft und auf die Schaltfläche „Genehmigen" klickt, wird die Rechnung an das GIB-System gesendet. Der vom GIB akzeptierten Rechnung wird eine eindeutige UUID zugewiesen und diese Nummer wird im System gespeichert.

E-Archiv-Rechnung

Eine E-Archiv-Rechnung wird ausgestellt, wenn der Empfänger kein registrierter E-Rechnungs-Steuerpflichtiger ist. Für einzelne Gäste werden in der Regel E-Archiv-Rechnungen ausgestellt. Die E-Archiv-Rechnung wird ebenfalls an GIB gemeldet, jedoch nicht direkt an den Empfänger gesendet; stattdessen wird sie dem Gast als PDF oder Papierausdruck übergeben. Das System führt die monatliche GIB-Berichterstattung für E-Archiv-Rechnungen automatisch durch.

Empfängerinformationen

Die korrekte Eingabe der Empfängerinformationen während des Rechnungserstellungsprozesses ist von entscheidender Bedeutung. Bei Firmenrechnungen sind das Finanzamt, die Steuernummer und der Firmenname Pflichtangaben. Bei Einzelrechnungen reichen die Personalausweisnummer und der vollständige Name aus. Das System schlägt zuvor gespeicherte Kundendaten mit einer Autovervollständigungsfunktion vor und verkürzt so die Dateneingabezeit.

GIB-Integration

Bei der GIB-Integration wird der Verbindungsstatus auf dem Bildschirm angezeigt. Erfolgreiche Übermittlungen werden grün, ausstehende gelb und abgelehnte rot markiert. Bei abgelehnten Rechnungen wird der Ablehnungsgrund angezeigt und es können Korrekturen zur erneuten Übermittlung vorgenommen werden. Bei einem Verbindungsausfall werden Rechnungen in eine Warteschlange gestellt und automatisch gesendet, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Rechnungssuche

Der Rechnungssuchbildschirm bietet schnellen Zugriff auf alle zuvor ausgestellten Rechnungen. Es kann nach Rechnungsnummer, Empfängername, Zeitraum, Betragsbereich und Rechnungstyp gesucht werden. Die Ergebnisse werden in Tabellenform aufgelistet und die ausgewählte Rechnung kann als PDF heruntergeladen oder erneut per E-Mail versendet werden.

Monatliche und jährliche Rechnungsstatistiken werden auf dem Dashboard grafisch dargestellt. Die Gesamtzahl der ausgestellten Rechnungen, der Gesamtumsatz, die Mehrwertsteuerverteilung und die Anteile nach Rechnungstyp sind auf dem Managerbildschirm verfügbar.