Kontokorrentverwaltung

Kontokorrentverwaltung

Die Kontokorrentverwaltung ist das Modul, in dem die finanziellen Beziehungen des Hotels mit Geschäftspartnern und Stammgästen verfolgt werden. Forderungs- und Verbindlichkeitenbewegungen werden systematisch über Kontokorrentkonten überwacht, die auf Agentur-, Firmen- und Einzelgästebasis eröffnet werden.

Kontokorrent erstellen

Beim Erstellen eines Kontokorrentkontos wird der Kontotyp ausgewählt. Ein Gästekontokorrent wird für Stammgäste eröffnet, die später zahlen. Ein Agenturkontokorrent wird auf Basis von Verträgen mit Reisebüros verwendet. Ein Firmenkontokorrent verfolgt Transaktionen von Unternehmen im Rahmen von Firmenvereinbarungen. Für jedes Kontokorrent werden Firmenname, Steuerinformationen, Kontaktdaten, Zahlungsfrist und Kreditlimit definiert.

Forderungstransaktionen

Forderungstransaktionen bezeichnen die Schulden, die der Gast oder Geschäftspartner dem Hotel schuldet. Beim Check-out nicht bezahlte Foliobeträge werden im entsprechenden Kontokorrent als Forderungen verbucht. Bei der Erstellung eines Forderungseintrags werden Folionummer, Gästename, Aufenthaltsdaten und Betragsdetails automatisch hinzugefügt. Das System berechnet fortlaufend den gesamten offenen Forderungsbetrag und den Fälligkeitsstatus für jedes Kontokorrent.

Verbindlichkeitentransaktionen

Verbindlichkeitentransaktionen umfassen Zahlungen des Hotels an den Kontokorrrentinhaber oder Agenturprovisionen. In Agenturkontokorrentkonten werden Provisionsbeträge als Verbindlichkeiten verbucht. Bei erfolgter Zahlung wird der entsprechende Forderungs- oder Verbindlichkeitenposten geschlossen und in der Bewegungshistorie erfasst.

Kontoauszugserstellung

Die Kontoauszugserstellung ist die Erstellung eines Berichts, der alle Forderungs- und Verbindlichkeitenbewegungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums zeigt. Der Kontoauszug enthält den Eröffnungssaldo des Zeitraums, die Bewegungen während des Zeitraums und den Abschlusssaldo. Kontoauszüge können monatlich oder für einen beliebigen Zeitraum erstellt werden. Sie können im PDF-Format heruntergeladen und auch direkt per E-Mail an den Kontokorrrentinhaber gesendet werden.

Fälligkeitsverfolgung

Die Fälligkeitsverfolgung ermöglicht die automatische Meldung überfälliger Forderungen. Das System klassifiziert Forderungen nach der Anzahl der überfälligen Tage und stellt sie auf dem Managerbildschirm dar. Automatische Warn-E-Mails können auch so konfiguriert werden, dass sie bei bestimmten Überfälligkeitsschwellen versendet werden. Diese Funktion ist besonders wichtig für die rechtzeitige Einziehung von Agenturforderungen.

Abstimmung

Der Abstimmungsprozess umfasst die gegenseitige Überprüfung der Kontokorrentstände. Die Aufzeichnungen des Hotels werden mit den Aufzeichnungen des Geschäftspartners verglichen und etwaige Differenzen werden identifiziert und korrigiert. Der Abstimmungsbericht wird beiden Parteien zur Genehmigung vorgelegt und der genehmigte Bericht wird archiviert.