Berichtsexport

Berichtsexport

Die Berichtsexportfunktion ist eine wichtige Funktion, die es ermöglicht, im Hotelverwaltungssystem erstellte Berichte in verschiedenen Formaten zu speichern und zu teilen. Mit dieser Funktion können Berichte digital archiviert, mit externen Partnern geteilt und in verschiedene Softwarelösungen integriert werden.

Excel-Format

Das Excel-Format ist das am häufigsten verwendete Exportformat für Berichte. Excel-Dateien bewahren die Tabellenstruktur und ermöglichen eine erweiterte Datenanalyse. Pivot-Tabellen erstellen, Formeln hinzufügen und Diagramme erstellen -- all das kann problemlos in Excel durchgeführt werden. Die Buchhaltungsabteilung exportiert insbesondere Einnahmen-Ausgaben-Berichte im Excel-Format und überträgt sie in ihre eigenen Finanzberichte. Beim Excel-Export werden Spaltenüberschriften, Zahlenformate und Datumsformate automatisch formatiert.

PDF-Format

Das PDF-Format wird verwendet, um Berichte in einem druckfertigen und nicht bearbeitbaren Format zu speichern. Das Hotellogo und die Kontaktinformationen werden automatisch in die Kopfzeile der PDF-Berichte eingefügt. PDF-Berichte werden besonders bei externen Prüfungsprozessen, Kontenabstimmungen mit Agenturen und gesetzlichen Meldepflichten bevorzugt. Es ist die zuverlässigste Methode, Berichte zu teilen, ohne das visuelle Layout zu beeinträchtigen.

CSV-Format

Das CSV-Format ermöglicht den Export von Daten in einem schlichten und strukturierten Format. CSV-Dateien sind ideal für den Datentransfer zwischen verschiedenen Softwarelösungen. Der Datentransfer zu Buchhaltungssoftware, Business-Intelligence-Tools oder spezialisierten Analyseplattformen erfolgt über CSV. Bei großen Datensätzen ist die Dateigröße des CSV-Formats deutlich kleiner im Vergleich zu anderen Formaten.

E-Mail-Planung

Die E-Mail-Planungsfunktion ermöglicht es, festgelegte Berichte in regelmäßigen Abständen automatisch an die zuständigen Personen zu senden. Der tägliche Auslastungsbericht kann jeden Morgen an den Generaldirektor, der wöchentliche Umsatzbericht jeden Montag an den Finanzleiter und der monatliche Leistungsbericht am ersten Tag jedes Monats an den Hoteleigentümer gesendet werden. Format, Empfängerliste und Sendefrequenz können für jeden geplanten Bericht separat konfiguriert werden.

Geplante Berichte

Geplante Berichte sind Berichte, die automatisch zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit erstellt und im System archiviert werden. Periodische Berichte wie Monatsabschluss, Saisonauswertung oder Jahresübersicht können geplant werden, um den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren.

Dashboard-Konfiguration

Die Dashboard-Konfiguration ermöglicht es, die wichtigsten Leistungskennzahlen auf einem einzigen Bildschirm zusammenzufassen. Kennzahlen wie Auslastungsrate, durchschnittlicher Zimmerpreis, Gesamtumsatz und Gästezufriedenheit werden mit Echtzeitdiagrammen visualisiert. Jeder Benutzer kann sein eigenes Dashboard-Layout anpassen und die für ihn wichtigsten Daten hervorheben.