Periodische und Gruppenreservierungen

Periodische und Gruppenreservierungen

Periodische und Gruppenreservierungen sind Unterkunftsarten, die im Hotelmanagement speziellen Prozessen unterliegen und anders als individuelle Standardreservierungen verwaltet werden. Wenn diese beiden Reservierungstypen korrekt verwaltet werden, leisten sie einen erheblichen Beitrag zur Auslastungsplanung des Hotels und unterstützen die Umsatzoptimierung.

Periodische Reservierungen

Periodische Reservierungen werden für Aufenthalte verwendet, die in bestimmten Intervallen wiederkehren. Beispielsweise werden periodische Reservierungen für Geschäftsreisende, die jeden Monat an bestimmten Tagen übernachten, für Unternehmensteams, die zu wöchentlichen Besprechungen kommen, oder für Veranstaltungsteilnehmer mit saisonaler Regelmäßigkeit erstellt. Die Wiederholungshäufigkeit wird im System als täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich festgelegt. Ein Start- und Enddatum wird definiert, und das System erstellt automatisch Reservierungen an den entsprechenden Terminen.

Bei periodischen Reservierungen bleiben alle Wiederholungen mit der Hauptreservierung verknüpft. Dadurch können Preisänderungen, Zimmertyp-Änderungen oder Stornierungen gesammelt angewendet werden. Bei Bedarf kann jedoch eine einzelne Wiederholung abgetrennt und unabhängig gemacht werden. Beispielsweise kann die Reservierung eines Gastes, der jeden Freitag übernachtet, für eine bestimmte Woche auf einen anderen Zimmertyp geändert werden.

Gruppenreservierungen

Gruppenreservierungen umfassen die gleichzeitige Reservierung mehrerer Zimmer unter derselben Organisation. Gruppenreservierungen können für verschiedene Zwecke wie Hochzeitsgesellschaften, Konferenzteilnehmer, Reisegruppen oder Sportmannschaften erstellt werden. Bei der Erstellung einer Gruppe werden Gruppenname, Organisatorinformationen, Aufenthaltsdaten und geschätzte Personenzahl eingegeben.

Zimmerkontingent

Das Zimmerkontingent ist der Vorgang der vorab Zuweisung einer bestimmten Anzahl von Zimmern für die Gruppe. Bei der Kontingentierung werden die betreffenden Zimmer aus dem allgemeinen Verkaufspool herausgenommen und ausschließlich der Gruppe zugewiesen. Eine Kontingentfrist wird festgelegt, und nicht innerhalb dieser Frist bestätigte Zimmer können automatisch freigegeben werden. Dieser Mechanismus verhindert, dass das Hotel unnötig Zimmer verliert.

Gruppenpreisgestaltung

Die Gruppenpreisgestaltung ermöglicht die Anwendung von Gruppenrabatten, die sich von den Einzelpreisen unterscheiden. Der Gruppenpreis wird als Preis pro Zimmer und Nacht festgelegt oder auf Basis eines Gesamtpaketpreises berechnet. Die Verpflegungsart kann für die gesamte Gruppe einheitlich definiert werden oder pro Zimmer variieren. Zusätzliche Preisregeln wie Kinderermäßigungen und kostenlose Übernachtungskontingente werden ebenfalls auf Gruppenebene definiert.

Gruppenverwaltung

Auf dem Gruppenverwaltungsbildschirm werden die Liste der Reservierungen, Bestätigungsstatus, Zimmerzuweisungen und Zahlungsstatus in einer einzigen Ansicht überwacht. Der Gruppe können neue Zimmer hinzugefügt, bestehende Zimmer entfernt oder Daten geändert werden. Die Namen und Zimmerzuordnungen der Gäste innerhalb der Gruppe werden als Rooming-Liste organisiert. Die Rooming-Liste wird vom Organisator bereitgestellt und kann gesammelt in das System hochgeladen werden.

Gruppen-Folio-Verwaltung

In der Gruppen-Folio-Verwaltung können zwei verschiedene Modelle angewendet werden. Im ersten Modell werden alle Gebühren in einem einzigen Gruppen-Folio gesammelt und dem Organisator in Rechnung gestellt. Im zweiten Modell werden Übernachtungskosten auf das Gruppen-Folio gebucht, während zusätzliche Kosten auf das persönliche Folio des Gastes gebucht werden. Diese Wahl wird durch die vertraglichen Bedingungen der Gruppe bestimmt.

Gruppen-Check-in und Check-out

Der Gruppen-Check-in kann gesammelt durchgeführt werden. Wenn Zimmerzuweisungen im Voraus vorgenommen wurden, können Gäste einzeln oder gesammelt eingecheckt werden. Der Gruppen-Check-out unterstützt ebenfalls die Sammelverarbeitung, und die Gruppenrechnung wird in einem Vorgang erstellt.