Benutzer- und Rollenverwaltung

Benutzer- und Rollenverwaltung

Die Benutzer- und Rollenverwaltung ist ein sicherheitsorientiertes Konfigurationsmodul, das festlegt, wer auf das Hotelverwaltungssystem zugreifen kann und welche Vorgänge jeder Benutzer ausführen darf. Korrekt definierte Rollen und Berechtigungen sind sowohl für die betriebliche Effizienz als auch für die Datensicherheit von großer Bedeutung.

Benutzer hinzufügen

Beim Hinzufügen eines Benutzers werden Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Benutzername eingegeben. Für die Erstanmeldung wird ein vorläufiges Passwort erstellt, und der Benutzer muss sein Passwort bei der ersten Anmeldung ändern. Jedem Benutzer können eine oder mehrere Rollen zugewiesen werden. Der Benutzerstatus wird als aktiv oder inaktiv festgelegt, und inaktiven Benutzern wird der Systemzugang verwehrt. Anstatt Konten ausscheidender Mitarbeiter zu löschen, werden sie auf inaktiv gesetzt, um historische Transaktionsdaten zu bewahren.

Grundrollen

Im System sind fünf Grundrollen definiert:

• Admin-Rolle: Verfügt über uneingeschränkten Zugriff auf alle Systemmodule. Kann alle Vorgänge einschließlich Benutzerverwaltung, Einstellungen, Preisgestaltung und Berichtswesen durchführen. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, die Anzahl der Administratoren begrenzt zu halten.
• Rezeptionisten-Rolle: Konzentriert sich auf Front-Office-Operationen. Erstellt Reservierungen, führt Check-in und Check-out durch, verwaltet Folios und Gästeprofile. Hat keine Berechtigung für Preis- oder Einstellungsänderungen.
• Buchhalter-Rolle: Bietet Zugriff auf Finanztransaktionen. Folio-Korrekturen, Rechnungsstellung, Einnahmen-Ausgaben-Berichte und Kassenverwaltung fallen in den Zuständigkeitsbereich dieser Rolle. Führt keine Zimmerverwaltungs- oder Reservierungsvorgänge durch.
• Housekeeping-Rolle: Bietet Zugriff auf Zimmerstatusaktualisierungen und Reinigungslisten. Kann den Zimmerstatus auf schmutzig, sauber oder geprüft ändern. Kann Fundsachen-Einträge erstellen, hat jedoch keinen Zugriff auf Finanztransaktionen.
• POS-Rolle: Konzentriert sich auf Point-of-Sale-Operationen. Eröffnet Belege, fügt Artikel hinzu und nimmt Zahlungen in Restaurants, Bars, Spas und anderen Umsatzzentren entgegen. Kann Folio-Transfers durchführen, hat jedoch eingeschränkte Berechtigung für Preisänderungen oder Stornierungen.

Modulzugriffsberechtigungen

Modulzugriffsberechtigungen werden für jede Rolle separat konfiguriert. Für jedes Modul können Anzeige-, Hinzufüge-, Bearbeitungs- und Löschberechtigungen unabhängig aktiviert oder deaktiviert werden. Beispielsweise kann einem Rezeptionisten erlaubt werden, Reservierungen anzuzeigen und hinzuzufügen, aber nicht zu löschen. In Sonderfällen können auf individueller Benutzerebene zusätzliche Berechtigungen erteilt oder Einschränkungen angewendet werden.

Sitzungsverwaltung

Die Sitzungsverwaltung ermöglicht die Überwachung aktiver Benutzersitzungen. Die Anzahl der Geräte, die gleichzeitig angemeldet sein können, kann begrenzt werden. Die automatische Sitzungsbeendigung wird nach einer Inaktivitätsperiode aktiviert. Ein Administrator kann bei verdächtigen Aktivitäten die Sitzung jedes Benutzers aus der Ferne beenden. Alle An- und Abmeldevorgänge werden mit Datum, Uhrzeit und IP-Adresse protokolliert.