E-Rechnung und Integrationseinstellungen

E-Rechnung und Integrationseinstellungen

E-Rechnungs- und Integrationseinstellungen sind der zentrale Konfigurationsbereich, der die digitalen Rechnungsprozesse und externen Systemverbindungen des Hotels verwaltet. Die korrekte Konfiguration dieser Einstellungen gewährleistet die gesetzliche Konformität und steigert die betriebliche Effizienz.

GIB-Integration

Die Integration mit der Finanzverwaltung (GIB) ermöglicht dem Hotel die Anbindung an das E-Rechnungs- und E-Archiv-System. Für die Integration wird zunächst eine Vereinbarung mit einem von der GIB zugelassenen privaten Integrator getroffen. Integratorinformationen, API-Schlüssel und Verbindungsadresse werden in den Systemeinstellungen eingegeben. Ein Verbindungstest bestätigt den erfolgreichen Zugang zum GIB-System. In der Testumgebung werden Proberechnungen erstellt, um Format- und Inhaltskonformität zu prüfen.

E-Rechnungs-Aktivierung

Die E-Rechnungs-Aktivierung ermöglicht das Senden elektronischer Rechnungen an im GIB-System registrierte Steuerpflichtige. Wenn die E-Rechnungs-Steuerpflichtigenabfrage aktiviert ist, wird automatisch über die Steuernummer des zu berechnenden Unternehmens geprüft, ob es im GIB-System als E-Rechnungs-Steuerpflichtiger registriert ist. Ist dies der Fall, wird eine elektronische Rechnung erstellt; andernfalls wird automatisch eine E-Archiv-Rechnung generiert. E-Rechnungsumschlag, Rechnungsansicht und digitale Signaturprozesse werden über den Integrator verwaltet.

E-Archiv-Rechnung

Die E-Archiv-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die an natürliche und juristische Personen ohne E-Rechnungs-Steuerpflicht ausgestellt wird. Sie wird dem Gast per E-Mail zugesandt oder kann als PDF heruntergeladen werden. E-Archiv-Rechnungen werden innerhalb festgelegter Fristen an die GIB gemeldet. Für Individualgäste wird in der Regel die E-Archiv-Rechnung verwendet.

Zahlungssystemanbindungen

Zahlungssystemanbindungen umfassen Kreditkarten- und Bankintegrationen. Für die virtuelle POS-Integration werden der von der Bank bereitgestellte Händlercode, die Terminalnummer und die API-Informationen im System eingegeben. Mehrere virtuelle POS-Integrationen mit verschiedenen Banken können gleichzeitig aktiv sein. Ratenzahlungsoptionen werden für jede Bank separat konfiguriert. Über das Zahlungsgateway durchgeführte Transaktionen werden automatisch im Folio des jeweiligen Gastes verbucht.

Kanalintegrationen

Kanalintegrationen verwalten die Verbindungen zu Online-Reisebüros und anderen externen Systemen. Über API wird eine bidirektionale Integration mit Booking.com, Expedia, HotelRunner und anderen Kanalmanagern bereitgestellt. Reservierungsinformationen fließen automatisch in das System ein, während Verfügbarkeits- und Preisinformationen vom System an die Kanäle übermittelt werden. Für jeden Kanal werden Zuordnungseinstellungen vorgenommen; Zimmertypen, Preispläne und Verpflegungsoptionen werden mit ihren Kanalentsprechungen abgeglichen.

Integrations-Protokolldaten

Integrations-Protokolldaten zeichnen die gesamte externe Systemkommunikation detailliert auf. Erfolgreiche und fehlgeschlagene Transaktionen, Fehlercodes und Antwortzeiten sind in diesen Aufzeichnungen enthalten. Integrationsprobleme werden über diese Protokolle analysiert und schnell behoben.